교육김효숙 | 출판전문가

보고서에 힘을 보태자 …
보고서 다듬기·모양 내기·윤문

통계보고서나 관련 책자에 대해서 윤문작업을 몇 해 해오고 있습니다. 다른 책들과 달리 통계보고서를 윤문하고 교정하면서 느낀 것은 통계가 모든 사람들이 꼭 알아야 할 정보를 제공하는 중요한 역할을 하고 있다는 것입니다. 이에는 현재의 상태를 고스란히 보여주는 수치가 담겨 있을 뿐 아니라, 미래를 예측하며 내다볼 수 있는 정보가 담겨있고, 우리가 올바른 선택과 더 좋은 선택을 할 수 있는 좋은 자료를 제공하기 때문입니다. 보고서를 쓰시는 거의 모든 분들이 글을 잘 쓰시기 때문에 제가 특별하게 드려야 할 말씀이 있을까 싶습니다. 다만 제가 일을 하면서 평소에 들었던 생각과 느꼈던 점을 바탕으로 한 번쯤은 생각하실 수 있는 것들을 적어보고자 합니다.

Tip! 보고서 다듬는 4가지 비법

1. 자신의 글쓰기 습관을 파악하라

말에도 사람마다의 말투가 있듯이, 신기하게도 사람마다 ‘글투’가 있는 것 같습니다. 모든 사람의 개성이 다르고, 생각과 표현이 다르기 때문에 자유스럽게 모든 것들이 허용되는 것이 억지스럽지 않고, 좋다고 생각합니다. 다만, 평소에 모르고 사용하는 말투가 있듯이 글을 쓸 때 인지하지 못하고 사용하는 글투가 있는지 글을 읽으시면서 살펴보시면 어떨까 합니다. 예를 들면 긴 문장에 주어를 2번 사용하거나, 가끔 목적어가 빠져 있거나, 말하려는 내용을 강조하려다 보니 같은 어구가 한 문장에 2번 들어가 있는 경우들을 손쉽게 보게 되는 것 같습니다. 글을 읽는 사람의 입장에서 글이 술술 읽어 내려가지지 않고 자꾸 멈춰 서게 되면 글을 읽고자 하는 마음과 집중도가 떨어지게 되고, 나머지 글에 대해서도 이해도가 저하되는 느낌을 받기 때문에 사소한 글투의 습관을 정정하는 것만으로도 좋은 글이 될 수 있다고 생각합니다.

2. 수동태 표현은 능동태로 바꾸어라

또 한 가지를 말씀드리면, 통계를 연구하면서 해외 참고자료들을 많이 사용하셔서 그런지 습관적으로 글에서 수동태가 사용되는 모습을 볼 수 있습니다. 그냥 지나칠 수도 있겠지만, 가끔은 수동태가 어색할 때도 있고 능동태로 표현할 때 글에 조금 더 힘이 실리고 의도가 명확하게 들린다고 해야 할까요? 그래서 ‘~되어진다’라는 표현보다는 ‘~한다’라는 표현이 좋은 느낌을 주는 것 같습니다.

3. 각주를 효과적으로 활용하라

보고서를 다듬을 때, 글이 조금 더 매끄럽게 되는 부분 중 하나는 각주를 잘 사용하는 것이라고 생각합니다. 전체적인 흐름을 이어가는 글에서 어떤 것에 대한 부가적인 설명이 필요할 때는 본문의 내용에 쓰기보다는 그 부분은 각주로 빼서 설명하고 흐름을 이어가는 글들이 읽는 사람이 내용을 파악하는데 훨씬 정연한 느낌을 주기 때문입니다.

4. 용어를 통일하라

평소에 가지고 있던 생각 중 하나는 통계의 용어에 대한 것입니다. 통계에서 많이 사용되는 용어는 통계용어로 정의하여 어느 글에서나 똑같이 사용하면 어떨까 하는 생각입니다. 예를 들어, 띄어쓰기대로 하면 ‘한 부모 가족’이 맞습니다. 그런데 여러 곳에서 제 각각 사용하고 있습니다. ‘한부모 가족’, ‘한부모가족’, ‘한 부모 가족’이 혼용되고 있습니다. 저는 일할 때 저자분께서 정하는 대로 용어를 맞추어드리는 편입니다. 그러나 장기적으로 볼 때, 한 곳에서 맡아서 통계에서 사용하는 단어를 통계용어화하고 정리해서 그 용어를 똑같이 사용하면 더 좋겠다는 생각을 해왔습니다.

Tip! 모양내기 4가지 비법

1. 표에 많은 정보를 싣지 말라

보통의 경우 보고서는 그 나름대로의 양식이 있기 때문에 별도의 모양내기에 신경을 쓰시지 않아도 되는 경우가 많다고 생각합니다. 다만 독자를 위한 모양내기라면 글에 삽입하는 표와 그림에 대해서 말하고 싶습니다. 글만큼이나 데이터를 전달하는 데 효과적인 표와 그림을 잘 사용하면 보고서의 내용이 잘 전달될 뿐 아니라 제시하는 부분이 한 눈에 들어오게 할 수 있는 효과가 있기 때문입니다. 표의 경우도 대부분 보고서의 양식대로 처리하기 때문에 별 문제가 없으나, 표에 제시할 데이터가 너무 많은 경우에 그 처리에 대해서 고민할 필요가 있다고 생각합니다. 그렇게 되면 하나의 표에 아주 작은 글씨로 많은 데이터가 실리게 되므로 표를 나누어 제시할 수 있다면 일반 독자들이 보고서를 활용하기에 좀 더 좋을 수 있을 것 같습니다.

2. 최종 결과물이 칼라인지 흑백인지 확인하라

그림의 경우는 대부분 여러 가지 컬러를 사용해서 눈에 잘 들어오도록 만들어 본문에 삽입하는데, 보통의 경우 보고서는 흑백으로 출간되는 경우가 많습니다. 그러므로 컬러로 제작한 그림이 흑백으로 전환될 경우 그 그림에 표시된 자료나 데이터가 서로 선명하게 구분이 될 수 있는지 확인하면서 컬러를 사용하면 좋습니다. 따라서 작업 초기부터 이를 염두에 두시고 작업하시면 효과적임을 말씀드립니다.

3. 그림 글씨 크기를 통일하라

또한 하나의 보고서에 여러 개의 그림이 들어갈 경우, 본문에 들어가는 그림의 크기나 거기에 사용된 글씨 크기 등 스타일에 통일성이 있으면 문서 전체가 일관성이 있어 보이고 조금 더 정교한 작업의 느낌을 줄 수 있습니다. 어떤 그림은 너무 큰데, 거기에 사용된 글씨가 작아서 사이즈를 줄일 수 없다거나 어떤 그림은 다른 그림보다 너무 작아서 크기를 키우려는데 거기에 사용된 글씨가 커서 사이즈를 원하는 만큼 늘릴 수 없다면 보고서의 모양이 나지 않을 수 있습니다.

4. 그림 해상도를 체크하라

그림의 경우 직접 그리지 않고 다른 자료의 그림을 이용할 때는 선명하게 본문에 보이도록 스캔을 떠서 삽입해주시면 좋습니다. 캡쳐하거나 복사한 그림을 삽입했을 때, 화면상에서는 불편하게 보이지 않아도 출력이나 출판 시에는 불문명하게 보일 수 있기 때문입니다.

Tip! 윤문의 8가지 비법

1. 글을 읽는 대상을 먼저 생각하라

앞의 보고서 다듬기에서 ‘글투’에 대해서 말씀드렸지만 보고서를 작성하신 후 그것을 다시 읽을 때는 글을 쓴 사람의 입장이 아닌, 글을 읽는 사람의 입장에서 읽어보는 마음으로 볼 때 더 좋은 글로 다듬어질 거라고 생각합니다. 보고서를 통해 설명하고자 하는 부분이, 특히 통계는 전문적인 내용의 글이기 때문에 더욱 명확하게 독자에게 전달되는지 염두에 두는 것이 좋은 윤문이라고 생각합니다.

2. 주어와 동사가 일치하는가

3. 주어가 2개는 아닌가

4. 반복적으로 표현된 부분은 없는가

5. 한 번에 너무 긴 문장으로 설명되어 있지는 않은가

6. 형용사구, 부사구 위치를 체크하라

특히 형용사구나 부사구의 위치에 따라 문장의 매끄러움 정도가 확연하게 달라지는 경우가 많으므로 문장을 읽고 뭔가 고치면 좋겠다고 생각이 들 때는, 형용사구나 부사구의 위치를 확인해 보시면 도움이 되리라고 생각합니다.

7. 과감히 삭제하라

글을 쓰는 입장에서는 여러 가지를 다 알리고 싶은 마음 때문에 글이 반복되거나 말하려는 내용의 명료성이 떨어지는 문장이 되는 경우도 있습니다. 따라서 때로는 삭제해도 될 부분을 과감히 삭제할수록 글의 집중도와 힘이 다르게 느껴지는 글이 되기도 합니다.

8. 번역문인 경우 한 번 씹어서 소화시켜라

다른 도서를 번역해서 본문에 인용하거나 그 표현을 가져오는 경우에도 단순한 번역이 아닌, 그것을 한 번 씹어서 소화시켜 적어 주신다는 느낌으로 전달해 주시면 일반 독자들이 쉽게 이해하는데 더욱 선명한 글이 되리라고 생각합니다.

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